REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÈCNICA DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL BOLIVARIANA
DECANATO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADOS
ESP. GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS
II TÉRMINO / SECCIÒN B
AUTORAS:
AUTORES:
JASMIN ARIAS. C.I. 15.205.751
JORGE GONZALEZ. C.I. 3.752.739
ENSAYO
LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA ESTRUCTURAL
Y FUNCIONAL DE RECURSOS HUMANOS
Todas las empresas que desean permanecer en los diferentes mercados en un mundo competitivo, deben de fijar estrategias para poder mantenerse en los mercados y ser competitivas, a corto mediano y largo plazo. Nuestras organizaciones enfrentan la necesidad de planificar romper paradigmas, innovar y mantener siempre la visión estratégica de largo plazo, a pesar de las exigencias que impone el entorno inmediato para estar alertas y anticipar los súbitos cambios que nos puedan afectar o desviar de la misión que nos toca ejercer dentro del mundo empresarial. Son estas condiciones las que generan un mercado laboral competido, donde las organizaciones que estén interesadas en mantener su liderazgo, deben contar con estrategias sólidas de atracción y retención de talentos, para lo cual, la clave del éxito es la inversión en el desarrollo y formación de su gente. Adicionalmente los profesionales de hoy, están mucho más conscientes de que su “empleabilidad” aumenta en la medida que mantienen actualizado sus conocimientos y desarrollan sus habilidades para enfrentar las complejas situaciones propias de los nuevos tiempos.
Estrategias
Se define como la pauta o plan que integran los objetivos, las políticas y la secuencia de acciones principales de una organización en un todo coherente. La estrategia ayuda a la empresa a asignar recursos, a sacar provecho de sus potencialidades relativas y a mitigar sus debilidades, a explotar los cambios que se proyectan en el ambiente y a neutralizar las posibles iniciativas de sus competidores.
Las Estrategias Competitivas
Michael Porter propone tres tipos de estrategias competitivas: liderazgo en costos, diferenciación y especialización. Todos tienen implicancias para el control de gestión. En la estrategia de liderazgo en costos, la dirección trata de conseguir que su empresa sea el fabricante de costo más bajo y, por lo tanto, el énfasis del sistema de control se pone en el control de los costos, ésta estrategia es muy apropiada para productos de gran consumo.
En la estrategia de diferenciación, se pone el mayor énfasis en desarrollar un producto, un método de distribución o alguna otra característica que se considere única en el sector. Esta estrategia resalta la investigación de productos y de mercados, en la estrategia de especialización, se pretende diferenciar, pero centrándose en la búsqueda de un nicho singular en un segmento de mercado. El proceso de control de gestión es similar al de la estrategia de diferenciación.
La planificación estratégica
Las características actuales del medio ambiente en el cual se desenvuelven las empresas, tales como: una agresiva competencia, las exigencias de calidad por parte de los clientes, la velocidad del cambio y la internalización de nuestra economía hacen cada vez más imprescindible la necesidad de que las organizaciones se anticipen al futuro y planifiquen su opción deseada, identificando a que clientes quieren llegar, conque excelencia se les quiere atender y como organizarse para alcanzar lo anterior.
Una diversidad de factores hace de la gestión empresarial una actividad cada vez más incierta, por tanto nace la necesidad de contar con talentos de asistencia profesional. La recomendación y consejo oportuno, la seguridad y confianza de sus controles internos, la validación de la carga tributaria y la mejora tanto en sus recursos humanos como financieros, son absolutamente necesarios para el empresario responsable que ve la realidad con una clara visión de las tendencias del futuro.
Planificación estratégica hoy es una necesidad imperiosa para poder competir eficientemente, por lo que puede señalar que, el adoptar una metodología de planificación, es una imposición del ambiente para poder adaptarse al cambio de manera exitosa. La estrategia posesiona las organizaciones, las unidades estratégicas de los negocios y los productos en el ambiente. El proceso de planeación estratégica comprende la determinación de las metas de la organización y de las estrategias adecuadas para alcanzarlas.
Las estrategias son los cursos de acción que una organización adopta como medio para alcanzar sus metas, las estrategias son los planes grandes e importantes, expresan de una forma general la dirección en que se supone que la organización ha de orientarse. No tiene una dimensión del tiempo.
Aunque la planificación estratégica se describe a menudo como una formulación de la estrategia, es más exacto definirla como revisión de la estrategia, es decir, como un proceso de toma de decisiones sobre las modificaciones que se han de introducir en las estrategias existentes, y no como la formulación de un grupo completo de estrategias.
Las modificaciones de las estrategias se derivan de dos tipos de estímulos: las situaciones amenazadoras y las oportunidades. Ejemplos de las primeras son la entrada de competidores en el mercado, un cambio en los gustos de los consumidores o a la aparición de nuevas normativas oficiales. Entre las oportunidades se cuentan las innovaciones tecnológicas, las nuevas percepciones de las conductas de los clientes o las ideas para mejorar los ordenamientos organizativos.
Las etapas que se han de seguir en el proceso de planificación estratégica son: Información, estudio, valoración y decisión. La etapa de información es el proceso de detección de una amenaza o una oportunidad que puede conducir a una nueva estrategia, el estudio es la búsqueda de cursos de acción alternativos que sirvan para resolver el problema creado o para aprovechar la ocasión que se presenta. La valoración por su parte, consiste en hacer una estimación de cada una de las alternativas.
A nuestro entender, es posible definir la planificación estratégica como la opción de futuro deseado, acerca de lo que la Empresa quiere ser, lo que se manifiesta en forma explícita a través de sus objetivos, metas y actividades que conllevan a sus respectivos cursos de acción. Dicha planificación permite que se cumplan los objetivos del Control de Gestión, que sean garantizar que las metas, objetivos y actividades hayan sido predeterminados sobre bases sólidas y en términos cuantitativos, y que sean logradas por las diferentes unidades de la organización dentro de los plazos establecidos y con los recursos asignados.
La planificación estratégica implica tener claro cuál es el sector industrial en el cual se va a participar y también cual es el ideal de institución que se quiere llegar a ser. Debe contemplar una etapa de conocimiento y análisis de macro ambiente y del micro ambiente de la organización, para determinar el entorno en el cual se encuentra inmersa la organización. Lograr una posición en el mercado implica conocer y comprender tanto las fuerzas internas como externas que puedan potenciar a la organización, y a la vez detectar amenazas que ponen en peligro los objetivos organizacionales. Dicho conocimiento de la Empresa es posible de obtener a través de un análisis FODA que elabora un diagnostico de la organización, identificando sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.
Haciendo uso del análisis FODA, las expectativas de los usuarios y clientes y de la orientación que pretende darle la dirección a la entidad, sé está en condiciones de diseñar el futuro de la organización, en otras palabras el plan estratégico.
Un elemento importantísimo a considerar en el proceso de planificación estratégica corresponde a la cultura organizacional, entendida como el conjunto de valores y creencias compartidos por los miembros de una organización y que se expresa de una manera de cómo se hacen las cosas. La cultura organizacional debe ser dinámica y flexible para adecuarse a los cambios que se producen en la organización. Así, las estrategias tendrán éxito siempre que exista una cultura que las apoye.
Siguiendo los márgenes establecidos por la visión de la Empresa, la planificación estratégica, es decir, la opción de futuro deseado, comprende la definición de la filosofía organizacional, la cultura, los valores y principios, la misión, los factores críticos del éxito, los objetivos, las políticas y las unidades estratégicas de negocios. Lo anterior, de acuerdo al diagnostico organizacional que comprende tanto el contexto sectorial como el de la firma, lo que permite la adopción de una estrategia genérica que propenda a un aprovechamiento de las ventajas competitivas de la firma.
El control de gestión debe ser entendido como una herramienta de apoyo y control de la ejecución del plan estratégico y no solo del presupuesto como generalmente se tiende a simplificar, convirtiéndose en un mecanismo de análisis de las desviaciones, explicación de estas y proponiendo alternativas de solución por lo que simultáneamente este sistema de control de gestión retroalimenta al ya mencionado plan estratégico.
El diseño organizacional
Por medio de la planificación estratégica, la Empresa define que quiere ser, se fija metas, establece objetivos, y finalmente revisa las estrategias necesarias para lograr esos objetivos. Para llevar a la práctica lo definido en la planificación estratégica se hace necesario contar con un medio a través del cual lo planificado se apoye y se haga viable, este medio está formado por una serie de elementos que en conjunto reciben el nombre de diseño organizacional.
El diseño de la organización involucra establecer la forma que tomara en el ordenamiento de los recursos, y los flujos de comunicación, la definición de la autoridad y, la asignación de responsabilidades, es por tanto, el medio por el cual la planificación estratégica es llevada a la práctica, esto implica que el diseño debe proveer las condiciones necesarias que faciliten el logro de los objetivos, metas y estrategias de la organización.
En otras palabras, el diseño organizacional señala la forma que tomara el ordenamiento y administración de los recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicas, los flujos de comunicación, la delegación de autoridad y la segregación de funciones. En definitiva, determina la estructura de la firma, la cual va desde las clásicas formas funcionales, matriciales, territoriales, etcétera., hasta una combinación de ellas.
El diseño organizacional es fundamental para la gestión de la Empresa ya que por medio de él es posible dar a conocer a todos los miembros de la organización los objetivos y metas, asignar responsabilidades, distribuir el poder, establecer canales de comunicación entre los miembros, diseñar trabajos y actividades, definir jerarquías, delimitar las libertades de cada individuo y definir procedimientos. La forma en que la organización está diseñada determina en buena medida la manera en que en ella se trabaja, se toma decisiones y se comporta cada uno de los participantes de la organización. El diseño que cada Empresa adopte, refleja una forma particular de hacer las cosas; el diseño organizacional refleja lo que la Empresa ha definido como sus políticas, sus valores y su filosofía.
Se puede caracterizar el diseño organizacional a través de los siguientes tópicos:
Complejidad
Denota el grado de diversión o diferenciación de las actividades. Es así como podemos distinguir una división horizontal, una vertical y una espacial. La división horizontal está dada por el grado de especialización al interior de la entidad por lo tanto, a mayor especialización, mayor complejidad. La división vertical implica la profundidad de la jerarquía organizacional, y la división espacial, la dispersión geográfica entre las instalaciones físicas y el personal.
Formalización
Se refiere al nivel de estandarización de los cargos de una organización. Es decir, que grado de libertad y flexibilidad existe en la realización de las labores por parte de las distintas personas componentes de la entidad, en función de la importancia que se le asigne a la aplicación de procedimientos y reglas.
Centralización
El grado de centralización depende de la autonomía en la toma de decisiones. Si la alta gerencia es quien determina las pautas de acción, y los niveles de gerencia inferior se limitan solamente a cumplir con dichas pautas, estamos frente a una estructura centralizada. En cambio si la autoridad en la toma de decisiones recae sobre los gerentes que están directamente relacionados con una actividad determinada, nos encontramos ante una estructura descentralizada.
A nuestro entender una estructura con una formalización moderada, con una toma de decisiones descentralizada y una clara y adecuada división horizontal de las actividades (segregación de funciones), formulan un ambiente propicio para el accionar del Control de Gestión.
El diseño organizacional implica considerar cinco elementos relacionados entre sí: Las comunicaciones, distribución del poder, centros de responsabilidad, estructura organizacional y la estrategia de la Empresa.
Las Comunicaciones
Toda organización tiene canales de comunicación, por los cuales miembros de un área de la organización se traspasan información entre sí o con miembros de otras áreas. La forma en que esto se realiza está determinada no solo por la disponibilidad tecnológica, sino que también está supeditada a la cultura organizacional, a la política que la Empresa posee al respecto, a los canales informales de comunicación y a la estructura organizacional
Distribución del Poder
La forma en que se distribuye el poder en una Empresa depende de las políticas que esta posea, de la Filosofía organizacional y de la estructura organizacional. En general, el entregar poder a un individuo implica darle atribuciones para que independientemente tome decisiones, esta atribución debe estar por tanto respaldada por ciertas características que el propio individuo debe cumplir en cuanto a carácter, personalidad y formación, no es factible ni deseable que se entregue poder a personas no preparadas para usarlo.
Centros de Responsabilidad
Un centro de responsabilidad es un área, unidad, departamento, gerencia o sector de la organización que es claramente identificable en cuanto a la acumulación de costos y gastos, generación de ingresos y egresos o que implique inversiones y donde sea posible identificar a una persona responsable. Es posible identificar cuatro tipos de centros de responsabilidad, centros de costos, de utilidad, de inversión y de ingresos.
Dentro del diseño organizacional, la determinación de los centros de responsabilidad es un factor fundamental para el funcionamiento de la organización y sobre todo para el control, los centros de responsabilidad, permiten determinar áreas responsables, para así poder orientar las medidas adecuadas que permitan explicar y contrarrestar las desviaciones.
Estructura Organizacional
Es un sistema por medio del cual se coordina a los miembros de una organización así como a sus distintas habilidades en un sistema jerárquico de cualquier tipo, en el cual, por medio de la división del trabajo, la delegación de tareas y la asignación de autoridad, se orienta la utilización de los recursos de la Empresa, de forma de hacerlo coherente con lo establecido en la planificación estratégica y con la cultura organizacional.
Los Administradores necesitan concentrarse en seis elementos claves cuando diseñan la estructura de su organización: especialización del trabajo, departamentalización, cadena de mando, extensión del tramo de control, centralización y descentralización, y la formalización.
Estrategia
El diseño organizacional debe facilitar a la organización el logro de los objetivos que ésta se han definido, en éste aspecto él diseñó de la organización debe ser orgánico y funcional, ser funcional implica que la organización no debe tener áreas superfinas o cuyo objeto no es claro o su aporte no justifica su costo y más importante aún, no deben existir áreas que no aporten al logro de los objetivos definidos, en este sentido la organización debe ser orgánica, si un área no se justifica, eliminarla, si otra se vuelve necesaria, crearla, la estructura de una Empresa no es algo rígido pues está en constante evolución.
El diseño debe apoyar a la Empresa en las estrategias definidas, esto implica la existencia y consideración de todos los elementos ya revisados (comunicaciones, estructura organizacional, etcétera.).
El diseño organizacional crea un orden jerárquico, en el cual los miembros de la organización son organizados en unidades a las cuales se les asigna tareas especificas, unidades que son interdependientes y que se relacionan entre sí por medio de canales de comunicación que además permiten a cada miembro de la organización conocer los objetivos de la Empresa y lo que se espera de él dentro de ella, asumiendo así, el individuo, la responsabilidad por el logro de los objetivos que serian asignado.
Esta estructura que permite coordinar los esfuerzos de la organización es la base del control de gestión, ya que permite la división del trabajo y la creación de centros de responsabilidad. En la medida que las tareas dentro de la organización son repartidas entre los miembros que la conforman, se hace más necesario controlar la forma en que los objetivos asociados a esas tareas sean logrados, no tiene sentido el control de gestión si todas las tareas son realizadas por un solo individuo, por otra parte el control de gestión es electivo en la medida que es posible determinar áreas ó unidades responsables por la gestión o el logro de los objetivos. Esto no implica que el éxito del control de gestión, este supeditado completamente al diseño organizacional, al contrario, el control de gestión se valga del diseño organizacional para realizar su trabajo, pero también lo evalúa y revisa constantemente. El diseño organizativo de una Empresa no es estático en el tiempo, está constantemente adaptándose a nuevos requerimientos y necesidades, acción en la cual el control de gestión tiene un papel fundamental.
Los Sistemas de Información
La necesidad de acceder a información está presente no solo en los procesos de toma de decisiones más o menos mímicos u operacionales. Es necesario acceder a información relevante en todas las actividades que tienen lugar durante el desempeño de negocios de cualquier Empresa, desde la planificación y definición de objetivos hasta el control de consecución de los mismos, pasando por el diseño y puesta en práctica de acciones encaminadas a conseguir los objetivos fijados.
Se puede definir a los Sistemas de Información como a aquel conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo a las necesidades de una Empresa, recopila, elabora y distribuye la información necesaria para la operación de dicha Empresa y para las actividades de dirección y de control respectivamente, apoyando así, los procesos de toma de decisiones necesarias para desempeñar las funciones de negocios de la Empresa de acuerdo con su estrategia. Al hacer referencia a funciones y estrategias de negocios, se pretende decir explícitamente que el sistema de información de la Empresa debe estar al servicio de su enfoque de negocios. Al fin y al cabo el sistema de información es solamente uno más de los elementos que la Empresa diseña y utiliza para conseguir sus objetivos y es necesario que se coordine con ellos.
La información apoya la decisión, la que a través de la acción genera la actividad. A su vez, la actividad es regulada por el sistema de control, el cual se apoya en la información. De esta manera, el control a través de la información retroalimenta la decisión, reduciendo el riesgo de que los resultados obtenidos sean diferentes a los resultados esperados, dando forma a un proceso reiterado de retroalimentación. En otras palabras, el sistema de información requiere del sistema de control para validar sus salidas, de manera que la organización tenga un razonable grado de confianza en la información que se le provee y, el sistema de control requiere del sistema de información para poder efectuar sus evaluaciones y determinar las necesidades de corrección.
En la práctica, es posible observar que la información responde a criterios de oportunidad y rentabilidad, por sobre otras características como la de contar con información completa, es más, en la realidad nunca se cuenta con total información, dado que esto implica un costo altísimo que supera a la utilidad de contar con esa información, asimismo el tiempo requerido para recopilarla afectaría seriamente la oportunidad de la información. Esta situación obliga a las organizaciones a diseñar formas más o menos estructuradas para obtener la mayor cantidad de información relevante al menor costo y en forma oportuna.
Si bien, en términos generales, el sistema de información y el sistema de control se diseñan para la organización formal, dando satisfacción a 1a estructura diseñada para alcanzar los objetivos, la coexistencia de una organización informal también genera formas de información e instancias de control informales, orientados a satisfacer los requerimientos de aquellos elementos no planeados en la estructura formal, que surge de manera espontánea y natural, dando lugar a un nuevo conjunto de relaciones no explícito.
Un aspecto importante al momento de diseñar el sistema de información, es considerar como elemento fundamental a los usuarios del sistema ya que éstos determinan los requerimientos de información que permiten la integración efectiva de la estrategia, estructura e información.
Los sistemas de información en la mayoría de los casos implican la aplicación de computadoras lo cual requiere la incorporación de hardware, software, bases de datos, telecomunicaciones, procedimientos y personal. Es entonces la utilización de una gran cantidad de recursos la que debe responder mediante el aporte a la Empresa de un beneficio que justifique el costo. Estos beneficios están determinados en forma implícita o explícita en los objetivos que debe cumplir el sistema.
Las razones que generalmente influyen en el desarrollo de sistemas de información son la existencia de problemas en los viejos sistemas, interés en explotar nuevas oportunidades de negocios, el incremento en la competencia, hacer más efectivo el uso de la información, permitir el crecimiento organizacional como consecuencia de fusiones, adquisiciones o cambios en el mercado. Contar con un idóneo sistema de información implica contar con una herramienta de la organización que signifique para ésta un aumento en la productividad y sea a la vez una ventaja competitiva.
Etapas de la planificación
La planificación proporciona indicadores de control o de resultados contra los cuales puede medirse el desempeño. Si existe una desviación significativa entre el desempeño real y el planeado, puede tomarse una acción correctiva.
El programa de acción define los objetivos, metas, políticas y prioridades a mediano y largo plazo, para cada uno de los niveles de decisión de la empresa (áreas sustantivas y adjetivas).
El proceso de planeación consta básicamente de las siguientes etapas:
· Establecimiento de objetivos
· Formulación de estrategias
· Desarrollo de los planes de operación
· Establecimiento de presupuestos financieros
· Ejecución de las operaciones
· Resultados / medición
CONCLUSION.
Frente a lo anterior, la capacitación del recurso humano es pieza fundamental para lograr una mayor eficiencia en las labores y en la calidad de los servicios que todo cliente exige. También es necesario entregar a la fuerza laboral seguridad y mejores condiciones de trabajo junto con una asignación de tareas por resultados y no por procedimientos.
La falta de planificación y estructura organizacional es una realidad dentro de muchas organizaciones, esto debido a que no se generan planes para su desarrollo futuro. Esto nos indica que por un muy buen sistema de control que sea implementado, si no se planifica, la empresa no logrará optimizar su potencial adoptando la filosofía de control de gestión de ella.
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